Как организовать встречу и как ей успешно управлять .....

Как организовать встречу и как ее успешно провести?

Одним из наиболее сложных вариантов делового взаимодействия являются встречи, особенно когда они проводятся во время конфликта или кризиса в организации. 
Для ряда организаций заседания являются высшим руководящим органом. Поэтому документы, основанные на их результатах, всегда влияют на стратегические планы организации и влияют на психологический климат в коллективе. Основными руководящими принципами при подготовке заседаний являются нормативно-нормативные документы, регламентирующие деятельность самой организации и как коллегиального органа управления.

Эти документы включают в себя: учредительный договор, устав организации, законодательные акты, которые играют роль нормативных актов в таких организациях. Эти документы часто содержат инструкции по вопросам, включенным в коллективное обсуждение и повестку дня собрания. Кроме того, в организационно-распорядительных документах описываются процедуры подготовки к собранию, регламенты этой работы, которые определяют целесообразность технологии тех или иных деловых отношений.

Опыт показывает, что в конфликтных ситуациях большое значение имеет то, как подготовлена повестка дня. Если в повестку дня включены только вопросы, затрагивающие суть конфликта и являющиеся предметом противоречий, вероятность конструктивного разрешения конфликта возрастает. Если в дополнение к самому конфликту предпринимаются попытки обсудить дополнительные вопросы во время встречи, то такой день создает условия для беспрепятственного развития конфликта. Это связано с тем, что в прямом взаимодействии одновременно участвует больше людей. Их различные интересы в сочетании с конкурентной ситуацией, созданной конфликтом, могут привести к дальнейшему расширению зоны конфликта, развитию существующих конфликтов и дальнейшему осложнению.

Чтобы подготовить участников к содержательному общению, участники могут быть проинформированы о характере обсуждаемой проблемы за несколько дней до встречи. Для его составления целесообразно создать группу экспертов, нацеленную на всесторонний анализ общей ситуации в организации.
Как правило, материалы для собрания (дневники, положения или тексты докладов, проекты решений и т. Д.) Предоставляются предполагаемым участникам не позднее, чем за 3-4 дня до начала собрания. Это позволяет им вносить изменения в уже подготовленные документы, а затем оперативно представлять свои предложения во время встречи.

Психологически работа с документами во время встречи может снизить вероятность обострения личной антипатии между конфликтующими сторонами. Благодаря общению с контрагентом, прямому доступу к документам, использованию документов в качестве посреднического кольца предотвращается взрыв аффективных реакций, развитие конфликта по взрывному сценарию.

Работа над игровым сценарием, основанным на конфликтах, во время встречи часто более управляема, если возможно принять общий набор правил. Для облегчения работы над проектом правил в качестве выхода может использоваться следующая общая схема встреч:
1) вступительная речь общей продолжительностью до 5 минут, в которой указаны общие правила собрания, режим его работы, приблизительное время окончания;
2) основной доклад продолжительностью до 30 минут (если на встрече обсуждались позиции обеих сторон конфликта, обеим сторонам должно быть предоставлено равное время для выражения своих взглядов, но было бы лучше, если бы этот период не превышал 30 минут, в противном случае собрание участники будут отвлекаться);
3) вопросы к докладчикам и их ответы (каждый вопрос-ответ не должен превышать 2 минуты);
4) выступления содокладчиков, дополнительная информация (не более 10-15 минут для всех докладчиков, предоставивших дополнительную информацию по причинам, указанным в пункте 2);
5) вопросы к содокладчикам (не более 1 минуты на каждый вопрос и ответ);
6) выступления участников собрания (5-7 минут);
7) ответы докладчиков (не более 5 минут каждый);
8) ответы содокладчиков (не более 3 минут каждый);
9) информация во время встречи (чтобы не отвлекать от основной темы и создавать ощущение плохой подготовки к встрече, их должно быть не более 3-5 штук, каждая информация не должна занимать более 3 минут);
10) чтение проекта решения собрания (не более 5 минут);
11) предложения по проекту решения (не более 1-3 минут каждое);
12) Подведение итогов встречи (не более 10 минут).

На собраниях с 50-75 участниками 10-минутный перерыв каждый час считается оптимальным. Когда количество участников велико, желательно делать 15-20 минутный перерыв каждые 1,5 - 2 часа.

Схема структуры собрания является примерной с точки зрения содержания и сроков. Независимо от того, насколько неопределенными могут быть события, которые могут произойти на собрании, организаторы должны заранее продумать и подготовить свой проект регламента. Если в конфликтной ситуации обсуждение совершенно неподготовленного регламента начинается во время встречи, сам рабочий вопрос может стать дополнительным оправданием для активизации конфликтных средств и бесполезного «выяснения отношений».

Высокое эмоциональное возбуждение, которое характерно для любой публичной речи, особенно на встрече, связанной с конфликтной ситуацией, требует от каждого оратора напряженной работы над структурой и содержанием их информации. Каждое выступление должно содержать конструктивные предложения по обсуждаемому на встрече вопросу. Эмоциональные замечания, которые могут затронуть участников конфликтной ситуации, особенно опасны. Такие замечания увеличивают вероятность того, что организационные конфликты превратятся в межличностные конфликты, что затруднит поиск оптимальных решений проблемы. Поэтому необходимо исключать эмоциональные атаки в публичных выступлениях.
Если речь является отчетом, она должна состоять из следующего:
- краткое описание назначения информации;
- объяснение ключевых фактов;
- краткое и точное описание предлагаемых решений проблемы;
- краткое содержание.

Согласно регламенту, спикеры должны заранее подготовить тексты своих выступлений. Материалом для выступления могут служить показатели, полученные на основе анализа работы организации. Кроме того, отчет должен быть рассмотрен с учетом повестки дня собрания и имеющихся показателей. Отчет не должен быть загружен цифровыми материалами: должны использоваться только ключевые показатели, которые позволят участникам оценить ситуацию и понять значение предлагаемых решений.

При подготовке к выступлению говорящему может быть предложено прочитать текст вслух в порядке и ритме выступления. Во-первых, это позволяет определить и настроить временные рамки речи. Во-вторых, это поможет вам быстрее перемещаться по тексту. Эта ориентация очень полезна в эмоционально насыщенной атмосфере встречи, где говорящий может быть прерван, сбит с толку, или ему может понадобиться вернуться к фрагменту текста. Поскольку собрание является ценным коллегиальным органом стратегического управления, заслуживает похвалы тот факт, что докладчик нашел время для подготовки своей речи заранее.

Организаторы общих собраний должны уделять внимание подготовке протокола, который является важным организационным и нормативным документом, при решении конфликтных вопросов. Обсуждение вопросов, поднятых в этом протоколе, процедуры принятия решений и сами решения собрания должны быть записаны.

В современных условиях протокол составляется на основе его аудио- или видеозаписи, а не во время встречи. Цифровая запись рекомендуется для обработки встречи и эффективности и удобства формального дизайна. Однако даже в случае использования цифровых технологий, чтобы не пропустить важные моменты встречи, рекомендуется составить черновик рукописи с аудио- или видеозаписью произошедшего с указанием времени основных событий. Такой протокол помогает расшифровать то, что затем записывается на ленту, и обеспечить качественное отражение его содержимого в основном протоколе.
В качестве официального документа важно, чтобы протокол следовал своим правилам разработки. В протоколе указывается дата собрания, а не дата подписания. Если собрание длилось несколько дней, в протоколе указываются даты начала и окончания, разделенные дефисом. Кроме того, в протоколе указывается порядковый номер, соответствующий порядковому номеру собрания. Также указывается название населенного пункта, где проходила встреча.
По полноте охвата вопросов, обсуждаемых при составлении протокола, документы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указываются фамилия докладчика, тема доклада, фамилии докладчиков. Содержание выступлений не указано в кратких протоколах. Если встреча посвящена разрешению конфликта, то такие протоколы могут составляться при наличии средств (стенограммы, заверенные тексты докладов и выступлений, качественные аудио- и видеозаписи), которые фиксируют содержание докладов и выступлений. В этом случае в протоколе отмечается, что были добавлены соответствующие широкие записи выступлений. Если это невозможно, то должен быть подготовлен всеобъемлющий протокол, который полностью отражает ход обсуждения, предложения и принятые решения.

Просто невозможно составить итоговые протоколы собрания по ходу собрания. Поэтому готовится проект протокола. При решении таких острых вопросов протокол может составлять не один участник, а несколько участников, которые затем должны в течение 5 дней подготовить чистый экземпляр протокола.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Окончательное решение собрания предоставляется его участникам в виде самостоятельных документов - постановлений и решений, основанных на материалах, содержащихся в протоколе.
Хотя соблюдение этих процедур не гарантирует полного разрешения конфликта, оно обеспечивает основу для конструктивной и эффективной встречи. Из-за большого количества участников стандартизация ситуации снижает способность людей контролировать себя во время встречи, а эффективность прогнозирования ухудшается. Описанные процедуры представляют собой диаграмму ориентации, напечатанную на бумаге в нестандартных ситуациях. Освобождая умы людей от такой схемы, организаторы встречи облегчают интенсивную работу по сути проблемы для ее участников, а не над проведением самой встречи.

Цель подготовки к встрече в целом состоит в том, чтобы участники могли как можно проще сосредоточиться на характере разрешаемых конфликтов. Для этого следует рассмотреть все возможные процедурные вопросы, а также контроль за подготовкой всей необходимой информации по существу обсуждаемого вопроса.
Как подготовка к встрече, так и ее ход должны учитывать индивидуальные особенности участников. Прикладная коммуникативная психотехника должна быть направлена на конструктивное решение проблемы. Организаторы должны сообщить участникам, что эффективность организации в целом зависит от их воли и намерений.
Автор: Александр Сергеевич Огнев, доктор психологических наук, профессор Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации, консультант по организационному развитию.
banker.az